Преемственность традиций и западные веяния
Обработка исходящих документов
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные
процедуры (рис. 1):
-
экспедиционная обработка;
-
регистрация;
-
рассмотрение руководством и выдача резолюции;
-
ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
-
контроль исполнения.
Контроль исполнения осуществляется
сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
-
постановку документов, ход исполне
ни
я которых
надлежит отслеживать, на контроль;
-
отслеживание
ход
а исполнение и формирование отчетов
для руководства;
-
снятие исполненных документов с контроля.
Рис. 1. Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение
канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая
заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии
конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов
на регистрируемые и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения
документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных
сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая
корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера,
присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и
поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер
является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться,
это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по
структурным подразделениям.
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При
этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно
исполнителю или руководст
в
у.
По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция,
включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном
исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми
нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В
некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный
документ - поручение.
Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в
резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или
отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую
резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.
Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10
%
от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному
контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению
документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т
.
е.
документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном,
подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство
получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме
разнообразных делопроизводственных отчетов.
Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку
данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое
помещается документ.
Обработка исходящих документов
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные
процедуры (рис. 2):
-
разработку проекта документа в структурном подразделении;
-
согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
-
утверждение документа руководством;
-
регистрацию документа;
-
экспедиционную обработку документа.
Проекты исходящих документов,
готовятся в структурных
подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом
проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений
и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с
содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все
необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на
рассмотрение руководству.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие,
рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению
соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он
подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной
регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа
руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу
регистрационного номера.
