Преемственность традиций и западные веяния
Регламентация современного делопроизводства в России
Разработанная система делопроизводства в
фирме, на
предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных
документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном
подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах
о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная
система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит
залогом успешного и эффективного функционирования как государственного
учреждения, так и коммерческого предприятия.
На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных
нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы
с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.
Разработка таких документов преследует ряд целей:
-
обеспечение юридической силы документа;
-
организацию длительного хранения документов и последующего их
использования;
-
рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее
совершенствование.
Создание современной нормативной базы документационного обеспечения
управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была
разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике,
поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не
менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах
оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом,
требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД,
получили нормативный характер.
В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой
государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их
использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения
традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это
документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с
модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.
В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ -
совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к
документированию управленческой (административной) деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в
объединениях), в учреждениях и др.
Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений,
произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных
форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота,
сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге
совершенствование работы аппарата управления.
В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и
ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой
деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях.
Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и
к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).
Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих
на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности.
Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе
документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы
типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации,
а также сформулированы ее цели, задачи и функции.
Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение.
Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы
ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г.
В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их
формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов
(экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех
из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам
прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи
документов постоянного и долговременного хранения.
В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на
обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности.
Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р установило
обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров
(контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях
частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.
Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка
государственных стандартов - ГОСТов.
Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их
расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов.
Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов,
обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в
любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая
сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и
удостоверением подлинности документа.
Важной частью любой регламентации является установление единообразной
терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с
документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487
- 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины,
и
определения.
В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена
введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные
положения.
Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:
-
ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов;
-
Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от
20.02.95 № 24 ФЗ.
Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом
унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом
России.