Делопроизводство на компьютере

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:

C начала было слово (Word)

Выравнивание абзаца



Для изменения расположения строк на странице документа в Word используются разные способы горизонтального выравнивания текста:

  • выравнивание текста по левому полю;
  • центрирование текста;
  • выравнивание текста по правому полю;
  • выравнивание текста по ширине.

Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав команду Абзац в меню Формат (Format, Paragraph) в поле Выравнивание (Alignment) или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование -

Выравнивание по ширине используется для равномерного заполнения области текста на странице.

Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задается с учетом размера шрифта и количества строк на странице.

Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков.

Для задания характеристик абзаца выберите команду Абзац из меню Формат (Format, Paragraph) (рис. 37).

Рис. 37. Характеристики абзаца

Задание интервалов для абзаца

1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить.

2. В меню Формат выберите команду Абзац (Format, Paragraph), а затем закладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing).

3. Для изменения интервалов перед или после каждого абзаца введите необходимое значение в поля Перед и После в группе Интервал.

4. Для изменения интервалов между строками выберите необходимый интервал из списка Междустрочный.

Задание междустрочного интервала

1. При выборе параметра Точно или Минимум необходимо ввести значение междустрочного интервала в пунктах в поле Значение.

2. При выборе параметра Множитель в поле Значение необходимо ввести множитель числа строк.

Задание отступов (выступов)

1. Задание отступов (выступов) абзаца осуществляется в группе Отступ заданием значений в поле Слева или Справа.

2. При выборе в поле Первая строка значения Отступ задается значение отступа для красной строки.

Упражнение

 Форматирование текста

1. Откройте файл Приглашение. d ос .

2. Введите новые данные и выполните форматирование текста по образцу, представленному ниже.

АО "Открытые системы" Начертание полужирный Шрифт Arial размер 11
РСФСР   Регистр ПРОПИСНЫЕ
125130

Москва, ул. Тверская,

1 0 11.04.02

Междустрочный интервал Двойной

Уважаемый г-н Иванов!

Выравнивание По центру
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Красная строка Интервал между буквами разреженный
Сообщите, нужен ли Вам номер в гостинице   Интервал перед абзацем б пунктов
Всегда Ваш, подпись   Смещение текста (подпись) вниз на 3 пункта

Границы и заливка

К абзацу можно применить множество различных вариантов оформления с использованием обрамления и заливки. Обрамление абзаца может включать в себя различные комбинации верхних, нижних, левых или правых линий, либо рамку вокруг данного абзаца. Каждой линии может присваиваться отдельный стиль оформления или толщина. При помощи заполнения можно добиться разной степени затемнения выделенной области и создания различных узоров.

Длина горизонтальных линий обрамления зависит от абзацных отступов, т. е . линии сверху и снизу абзаца начинаются с позиции левого отступа и заканчиваются на позиции правого отступа.

Атрибуты обрамления и заливки в выделенном абзаце (или абзацах), который содержит курсор ввода, могут быть изменены при помощи панели инструментов. Для того чтобы вывести панель Внешние границы на экран, щелкните на кнопке на панели Форматирование.

Диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) открывается при выборе команды Границы и заливка из меню Формат (Format, Borders and Shading) (рис. 38).

Рис. 38. Границы и заливка

Диалоговое окно Границы и заливка также можно использовать для создания заливки и границ абзаца, выбирая соответствующие типы границ и линий. Выполненную операцию по форматированию текста можно отменить.

  Списки

Списки в документе можно создавать, используя команды форматирования. Абзацы, содержащие элементы списка, могут быть оформлены как пронумерованные или списки с маркерами. Для этого используется команда Список в меню Формат (Format, Bullets and Numbering) и кнопки форматирования списка Маркеры -

и Нумерация - , которые расположены на панели инструментов

Форматирование . По умолчанию Word устанавливает отступ строки, равный 0,8 см для списков с маркерами, и отступ, равный 0,63 см, для пронумерованных списков. Текст абзаца списка выравнивается по левому краю и начинается с левого абзацного отступа.

Создание списка

1. Выделите абзацы для форматирования.

2. Щелкните по кнопке Маркеры - на панели инструментов Форматирование или по кнопке Нумерация -

Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления.

Для того чтобы прервать маркировку для одной строки или нумерацию списка, следует повторно щелкнуть по кнопке маркировки списка на панели инструментов.

Диалоговое окно Список открывается при выборе Формат, Список (Format, Bullets and Numbering) и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 39).

После нажатия кнопки Изменить появляется диалоговое окно изменения маркера и задания дополнительных установок форматирования списков (рис. 40).

Упражнение

 Создание списка

1. Создайте список лиц, приглашенных на конференцию.

2. Прервите список и введите комментарий для пятого элемента списка.

3. Возобновите список.

Список лиц, приглашенных на конференцию

  • Андреев ВЛ.
  • Борисов П.О.
  • Васильев Л.Р.
  • Галич А.К.
  • Иванов П.Р.

 (ответ не получен)

  • Петров В.Д.

Рис. 39. Списки

Рис. 40. Изменение маркированного списка

Табуляция - это отступ и выравнивание одновременно

Табуляторы могут использоваться для создания колонок в документе. Табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста, устанавливаются на линейке.

Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. В тексте появляется непечатаемый символ табуляции →, который отмечает место нажатия клавиши Tab.

По умолчанию табуляторы установлены через каждые 1,27 см и выровнены по левому краю.


Табулятор может иметь заполнитель, который появляется перед табулятором. Табуляторный заполнитель имеет вид точек, тире или прямой линии.

Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, Word определенным образом располагает соответствующие им маркеры табуляции на координатной линейке (табл. 7).

Таблица 7. Маркеры табуляции

Маркер табуляции Описание
Выравнивание по левому краю
Выравнивание по правому краю
Центрирование
Выравнивание текста по десятичной точке
На месте табулятора появляется вертикальная черта

Табуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции. Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора.

Для изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом.

Для удаления табуляторов перетащите маркер табулятора вниз за пределы линейки.

Чтобы открыть диалоговое окно Табуляция, выберите команду Табуляция из меню Формат (Format, Tabs) (рис. 41).

Рис. 41. Диалоговое окно Табуляция

Диалоговое окно Табуляция содержит опции для более точной установки табуляторов, их изменения, для удаления всех табуляторов или установки их по умолчанию.

Упражнение

 Использование табуляции для задания реквизитов заголовка письма

1. Установите табуляторы на линейке.

2. Оформите заголовок письма, как показано на рис. 42.

Рис. 42. Примеры установки табуляции

Документ в стиле ретро

Стиль - это набор описаний оформления текста (параметров шрифта, абзаца, обрамления, языка, табуляторов и т. д.), которому присваивается уникальное имя. После применения стиля к любому выделенному объекту в документе текст автоматически получает нужное, оформление.

В Word существует набор различных стилей (таблица стилей), каждый из которых имеет свое имя.

Оформление документа с применением стиля экономит много времени, так как, во-первых, выполняется целый набор действий по форматированию за один раз, во-вторых, один стиль может применяться многократно, в том числе в совершенно разных документах, в-третьих, изменяя стиль, можно переоформить сразу несколько абзацев, для которых этот стиль был установлен.

При сохранении документа стили сохраняются вместе с ним.

Word поддерживает два типа стилей для документов: стили абзаца и стили символов. Стиль символа (помечается значком а ) - это форматирование, применяемое к элементу текста (букве, слову, фразе) и характеризующее начертание текста. Стиль абзаца (помечается значком ) - это совокупность форматирования шрифта и абзаца, применяемая ко всему абзацу или нескольким абзацам. По умолчанию Office присваивает всем абзацам стиль абзаца Обычный (Normal).

Каждый шаблон документа содержит набор собственных стилей. Установки по умолчанию для основных стилей представлены в табл. 8.

Таблица 8. Стили шаблона Новый документ (Blank Document)

Стиль Форматирование
Основной шрифт абзаца (Default) Форматы не определены  
Заголовок 1
(Heading 1)
Шрифт Arial 14 пт, полужирный
Кернинг для символов размером 14 пт и более
Интервал перед - 12 пт
Интервал после -Зпт
Не отрывать от следующего, Уровень 1
 
Заголовок 2 (Heading 2) Шрифт Arial 12 пт, полужирный курсив
Интервал перед - 12 пт
Интервал после - 3 пт
Не отрывать от следующего, Уровень 2
 
Заголовок 3 (Heading 3) Шрифт Arial 12 пт
Интервал перед - 12 пт
Интервал после - 3 пт
Не отрывать от следующего, Уровень 3
 
Обычный (Normal) Шрифт Times New Roman 10 пт
Выравнивание по левому краю
Межстрочный интервал Одинарный
Запрет "висячих" строк

Создание или изменение стилей осуществляется при выборе в меню Формат команды Стиль (Format, Style) (рис. 43).

Рие. 43. Диалоговое окно Стиль

Основные функции элементов окна Стиль описаны в табл. 9.

Таблица 9. Элементы окна Стиль

Элемент экрана Функция
Создать Для определения нового стиля
Изменить Для изменения параметров стиля. Открывается диалоговое окно аналогичное окну Создать стиль
Организатор     Для копирования стилей, элементов Автотекста, макросов из текущего документа в шаблон или в другой документ
Список Для выбора используемых стилей или всех доступных стилей
Применить Для применения стиля к выделенному объекту

Применение стиля

Пользователь может применять стили одним из трех способов:

  • с помощью поля Стиль (Style) на панели Форматирование
  • с помощью команды Стиль из меню Формат (Format, Style);
  • с помощью горячих клавиш.

Наиболее быстрый способ применения стилей- это использование поля Стиль (Style) , которое выводит список всех доступных стилей для текущего документа.

1. Поместите курсор ввода в абзац, к которому нужно применить стиль.

2. Откройте поле со списком Стиль (Style) на панели Форматирование .

3. Выберите нужный стиль.

Создание стилей

Создание собственного стиля позволяет пользователю применять индивидуальные установки форматирования текста в разных документах.

Новые стили могут быть созданы двумя способами: по образцу и с помощью выбора пункта меню Формат, Стиль (Format, Style).

Создание стиля по образцу

Создание стиля по образцу позволяет пользователю создать новый стиль, основанный на ранее отформатированном абзаце. Форматирование выбранного абзаца сохраняется в виде стиля. Таким способом могут создаваться только абзацные стили.

1. Отформатируйте абзац по вашему желанию.

2. Выделите этот абзац.

3. Выберите Формат (Format), Стиль (Style) для открытия диалогового окна Стиль .

4. Выберите Создать (New) . Появляется диалоговое окно Создание стиля (New Style) (рис. 44).

5. Введите имя нового стиля.

6. Выберите, если необходимо, стиль для применения к следующему абзацу.

7. По окончании нажмите ОК и закройте окно.

Создание стиля с помощью меню

1. Выберите команду Стиль из меню Формат и нажмите кнопку Создать (Format, Style, New) .

2. Введите имя стиля и, при желании, информацию для следующих абзацев.

3. Нажмите кнопку Формат и задайте для этого стиля характеристики шрифта, абзаца, табуляции и т. п.

4. По окончании нажмите ОК .

5. Выберите Применить в диалоговом окне Стиль для применения форматирования к абзацу.

Рис. 44. Создание стиля

Основные функции элементов окна Создание стиля описаны в табл. 10.

Таблица 10. Элементы окна Создание стиля

Элемент экрана Назначение
Имя     Указание имени нового стиля
Стиль     Указание типа стиля
Основан на стиле     Установки базового стиля
Формат   Определение параметров шрифта, абзаца, обрамления, табуляции, языка и т. п.  
Клавиша   Определение клавиши для быстрого применения стиля к форматируемому тексту  
Обновлять автоматически   Обновление текста документа, использующего данный стиль, при изменении стиля  

Изменение стилей

Стиль по необходимости может быть изменен пользователем. Как только стиль будет модифицирован, при установке переключателя Обновлять автоматически весь текст, которому присвоен этот стиль, автоматически изменит свой вид. Это гарантирует соответствие текста документа, использующего данный стиль, всем последним изменениям стиля.

Можно модифицировать стиль документа с помощью поля Стиль на панели Форматирование или выбрав пункт Стиль в меню Формат.

1. Выполните необходимые изменения форматирования текста или абзаца.

2. Выберите стиль, который вы хотите переопределить на основе выполненного форматирования из поля со списком Стиль (Style).

Word выдаст запрос о подтверждении переопределения стиля. Выберите эту команду для переопределения стиля, основанного на изменениях, примененных к тексту или абзацу.

3. По окончании нажмите ОК .

Изменение стиля в диалоговом окне

1. Выберите команду Стиль в меню Формат (Format, Style).

2. Из списка выберите стиль, который хотите изменить, и выберите Изменить (Modify).

3. Нажмите кнопку Формат (Format).

4. Выполните необходимые изменения форматирования.

5. По окончании нажмите ОК.

Форматирование по образцу

В качестве альтернативы созданию стилей может быть использован Формат по образцу (Format Painter). Он необходим, если есть отформатированный фрагмент текста и вы хотите применить такое же форматирование к другому фрагменту, не форматируя при этом весь документ.

1. Выделите текст, содержащий форматы для копирования.

2. Щелкните на кнопку Формат по образцу (Format Painter) - . Указатель мыши примет вид кисточки.

3. Выделите текст, к которому будет применено форматирование.

Формат по образцу (Format Painter) может также использоваться для форматирования последовательно нескольких фрагментов текста.

1. Выделите текст, содержащий формат для копирования.

2. Дважды щелкните на Формат по образцу (Format Painter).

3. Выделяйте последовательно фрагменты текста, куда будет применено форматирование.

4. Щелкните на Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши опять примет исходный вид.

Текст, отформатированный при помощи "Формата по образцу" (Format Painter), не будет изменен в случае изменения форматирования исходного текста.
 

Упражнение

Создание нового стиля Обращение по образцу для документа Приглашение. d ос

Уважаемый г-н Иванов!
Образец стиля

1. Откройте документ Приглашение .d ос .

2. Введите и выделите текст обращения.

3. Отформатируйте текст следующим образом: Шрифт A ri al, размер 11, начертание полужирный курсив, интервал разреженный на 3 пт.

4. Щелкните на поле Стиль.

5. Напишите поверх уже существующего стиля в поле Стиль (Style) Обращение и нажмите Enter.

Чтобы оформить текст вновь созданным стилем:

1. Поместите курсор ввода в нужный абзац.

2. Откройте поле со списком Стиль (Style) и выберите стиль Обращение.

3. Примените стиль Обращение к следующему абзацу и отмените операцию.

Многообразие и подобие документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. При всем их многообразии можно выделить основные группы документов вне зависимости от рода деятельности предприятия:

  • организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции и др.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);
  • документы по личному составу (трудовые контракты, личные карточки, анкеты);
  • финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, счета, накладные и др.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, докладные записки).

Оформляющая часть во всех документах практически одинакова. Отличаются в основном заголовочные части документов. При использовании программ Office следует помещать в шаблоны именно заголовочные реквизиты документов.

Реквизиты документов

Под реквизитом понимается элемент официального документа. Оформление документа требует проставления соответствующих необходимых реквизитов.

Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ Р 6.30-97. Максимальное число используемых реквизитов в документах управления - 31. К наиболее важным реквизитам относятся:

  • наименование организации,
  • название вида документа,
  • дата,
  • индекс документа,
  • адресат,
  • грифы утверждения и согласования документа,
  • резолюция,
  • текст документа.

Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов - стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.

Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов.

При запуске программы Word или нажатии кнопки создается новый пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование.

Создание документа на основе нужного шаблона

1. Выберите команду Создать в меню Файл (File, New).

2. Перейдите на закладку, соответствующую требуемому типу документа.

3. Пометьте переключатель Документ (рис. 45).

4. Дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.

Рис. 45. Создание документа на основе шаблона

Пример оформления шаблона показывается в окне Просмотр. При выборе соответствующего шаблона нового документа пользователи могут просмотреть шаблон и стили форматирования, которые в нем содержатся. Пользователи могут создать документ на основе шаблона или свой собственный новый шаблон.

Создание собственных шаблонов

Как правило, нельзя обойтись только шаблонами, предоставляемыми редактором. Поэтому рассмотрим, как создать шаблон бланка документа. Для этого необходимо:

  • установить параметры страницы бланка (размер страницы, размеры полей, колонтитулы и т. п.);
  • поместить в бланк постоянно присутствующие реквизиты;
  • сохранить полученный бланк на диске как шаблон;
  • распечатать полученный шаблон бланка на принтере, если нужно посмотреть результат.

Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на закладке Общие при выборе команды Создать в меню Файл. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки, то при выборе команды Создать он появится на закладке с соответствующим названием.

Последовательность действий для создания шаблона

1. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл (File, Open), а затем откройте нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл (File, New). Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку ОК.

2. Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

3. Выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File).

4. Выберите значение Шаблон документа (Document Template) в поле Тип файла (Save as type). Это Значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

5. По умолчанию в поле Папка (Folder) откроется папка Шаблоны (Template) . Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной закладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

6. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла (File Name) и нажмите кнопку Сохранить (Save) .

7. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

8. Нажмите кнопку Сохранить (Save) , а затем закройте файл.

Изменение шаблона

1. Выберите команду Открыть в меню Файл (File, Open) , а затем откройте шаблон, который требуется изменить.

2. Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выберите значение Шаблон документа (Document Template) в поле Тип файла (Save as type).

3. Измените любые элементы из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

4. Нажмите кнопку Сохранить (Save) , по умолчанию предлагается сохранить новый шаблон в папке Шаблоны (рис. 46).

Рис. 46. Сохранение шаблона

При сохранении шаблона в окне Сохранение документа показан список файлов в папке Шаблоны.

Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, созданных на основе данного шаблона; существующие документы не изменятся.

Шаблоны и надстройки

В процессе работы с документами можно присоединять, добавлять и удалять шаблоны, стили, макросы и элементы автотекста. Эти функции доступны при выборе команды Шаблоны и надстройки в меню Сервис (рис. 47).

Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили в диалоговом окне Шаблоны и надстройки.

Рис. 47. Шаблоны и надстройки

При работе с документом обычно используются только те элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, -меню и сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне "Обычный".

Упражнение

 Создание шаблона

1. Выберите команду Создать в меню Файл . Выберите шаблон Новый документ.

2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон .

3. Нажмите кнопку ОК .

4. Отформатируйте шаблон следующим образом:

выберите команду Параметры страницы из меню Файл . Перед вами откроется

диалоговое окно Параметры страницы;

установите книжную ориентацию Книжная , открыв закладку Размер бумаги ;

выберите закладку Поля , щелкнув левой клавишей мыши, и установите значения:

Верхнее: (Тор:) - верхнее поле (2 см);

Нижнее: (Bottom:) - нижнее поле (2 см);

Левое: (Left:)-левое поле (3.5 см);

Правое: (Right) - правое поле (2 см).

Если вы печатаете многостраничный документ, но при этом используете только одну сторону листа (чаще всего на предприятиях документы печатаются на одной стороне листа), то опция Зеркальные поля должна быть отключена, т. е. квадратик слева не должен быть отмечен крестиком, а также в строке Переплет надо поставить нуль.

Если вы печатаете на листе с двух сторон, то опцию Зеркальные поля следует включить. К тому же можно добавить некоторое поле на переплет (не более 1 см) в строке Переплет. Величина добавляемого поля зависит от толщины сшиваемого документа.

1. Введите название предприятия и адрес.

2. Оформите название предприятия, выполнив команду Шрифт из меню Формат . Установите следующие опции: шрифт Aria l 18, полужирный, междустрочный интервал полуторный.

Создайте стиль Название на основе примененного форматирования.

3. Выберите команду Стиль в меню Формат для открытия диалогового окна Стиль .

4. Выберите Создать . Появляется диалоговое окно Создание стиля .

5. Введите имя нового стиля.

6. Вставьте дату исполнения в документ, выполнив команду Дата и время из меню Вставка и установите формат даты xx.xx.xx .

7. Введите и отформатируйте текст письма, как показано ниже.

8. Сохраните шаблон под именем Письмо_общий .dot.

9. Закройте шаблон.

(адрес отправителя)

АО "КУДИЦ-ОБРАЗ"

11 19021 Москва,

Комсомольский проспект, 12/1, стр. 3.

 

(адрес получателя)

        Название организации

            11 апреля 2002 г.

                                                                            Уважаемый читатель!

Мы надеемся, что книга будет Вам полезной и интересной. Ваши отзывы и пожелания просим направлять автору.

С уважением, автор

Проверка правописания

Проверка правописания русского языка является очень трудной задачей. Проверяя текст пословно, Microsoft Word может не обнаружить такие ошибки, как "к сестрой" или "с сестре". Неверное согласование падежей и частей речи не всегда распознается и остается за автором текста, но ошибки оператора при вводе исправляются достаточно эффективно. Word предусматривает проверку орфографии документа, включая колонтитулы, и использует общий словарь и вспомогательные словари. Word также осуществляет поиск повторных слов, например "для для".

Проверку орфографии можно производить в выделенном фрагменте либо во всем документе.

Существуют два способа проверки правописания:

  • по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок (для исправления ошибки необходимо вызвать контекстное ме ню, щелкнув правой клавишей мыши по выделенному слову, и выбрать правильный вариант написания);
  • после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических и грамматических ошибок; обнаруженную ошибку исправить в диалоговом окне Орфография, после чего поиск ошибок продолжается в том же окне.

Установки для автоматической проверки правописания при вводе

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options), а затем закладку Правописание (рис. 48).

Рис. 48. Параметры проверки правописания

2. Установите флажок Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checking). Если флажок недоступен, необходимо установить программу проверки орфографии или грамматики.

3. Снимите флажки Не выделять слова с ошибками (Hide Spelling Errors in Current Document) для орфографии и другие по необходимости.

4. Нажмите кнопку ОК . При проверке грамматики в поле Набор правил можно выбрать правила ответствующие тексту документа.

В процессе ввода текста документа Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки - зеленой.

Чтобы исправить ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите правильный вариант написания в контекстном меню.

Для проверки правописания после завершения работы (при отключении автоматического контроля) необходимо поставить курсор в начальную точку документа и выполнить команду Правописание в меню Сервис (Tools, Spelling).

Ошибка также может быть исправлена либо в основном диалоговом окне Правописание (рис. 49), либо непосредственно в документе.

Рис. 49. Проверка правописания

Правильное написание слова показывается в поле Варианты. Можно принять предложенный вариант или пропустить его, нажав соответствующую кнопку в диалоговом окне.

Для документов, составленных на двух и более языках, существуют дополнительные возможности проверки орфографии.

Проверка орфографии текста документа на иностранном языке

1. Выделите в документе иностранный текст.

2. Выберите команду Язык (рис. 50) в меню Сервис (Tools, Language), а затем команду Выбрать язык (Select Language).

3. В списке Пометить выделенный текст как выберите язык, для которого должна проверяться орфография, и нажмите кнопку ОК.

4. После того как текст документа помечен, выполните проверку орфографии в документе (команда Правописание в меню Сервис (Tools, Spelling)).

Встретив во время проверки орфографии ошибочный текст на другом языке, Word автоматически подключит необходимый дополнительный словарь, а затем вновь подключит основной словарь для проверки оставшейся части документа.

Рис. 50. Выбор языка для проверки правописания

Существует возможность проверки грамматики с указанием набора грамматических и стилистических правил, который следует использовать. Некоторые (стилистически неверные) слова в тексте будут подчеркнуты зеленой волнистой линией.

В этом случае можно для проверки выбрать один из встроенных наборов или задать требуемые параметры. Для этого необходимо нажать кнопку Настройка в диалоговом окне Правописание (рис. 51).

Кнопка Пояснения в окне Настройка грамматической проверки позволяет повторить основные правила грамматики русского языка (рис. 52).

Рис. 51. Настройка проверки грамматики

Рис . 52. Грамматические пояснения

Создание колонтитулов

Колонтитул - это повторяющийся вверху или внизу каждой печатной страницы текст или графическое изображение. Колонтитулы могут включать, например, заголовок, дату, номер страницы или рисунок. Верхние и нижние колонтитулы появляются на распечатанных документах, а также видны на экране в режимах просмотра Предварительный просмотр (Print Preview) или Разметка страницы (Page Layout).

Колонтитулы первой страницы раздела могут быть пустыми или отличаться от остальных колонтитулов документа. Кроме того, можно установить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Word делит документ на разделы. Раздел - это группа страниц, которая имеет определенное оформление, включая поля, колонтитулы и нумерацию страниц. Курсор ввода может находиться в любом месте раздела во время создания для него колонтитула.

Раздел создается выбором команды Разрыв в меню Вставка (Insert, Break) (рис.53).

Рис. 53. Создание раздела

По умолчанию все страницы документа составляют один раздел. При выборе команды Колонтитулы в меню Вид (View, Header and Footer) Word переключается на режим просмотра Разметка страницы (Page Layout) и помещает курсор ввода в поле колонтитула.

Оформление колонтитула

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид (View, Header and Footer).

2. Выберите команду Параметры страницы в меню Файл (File, Page Setup).

3. Появляется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), которое содержит закладку Макет (Layout) (рис. 54).

4. Выберите опцию Различать колонтитулы первой страницы.

5. Выберите по желанию опцию Различать колонтитулы Четных и нечетных страниц.

6. Нажмите ОК , чтобы вернуться в область колонтитула и введите нужные значения.

В диалоговом окне Параметры страницы внешний вид листа отображается в поле Образец.

Рис. 54. Параметры колонтитулов

Закладка Макет диалогового окна Параметры страницы содержит также поля для определения начала разделов и вертикального выравнивания текста на странице. Поле Вертикальное выравнивание содержит опции:

По верхнему краю Выравнивание верха первого абзаца по верхнему краю поля
По центру Выравнивание абзацев по центру страницы, посередине между верхним и нижним полями
По высоте Равномерно распределяет абзацы между верхним и нижним полями. Верх первого абзаца выравнивается по верхнему, а низ последнего по нижнему краю страницы

По умолчанию устанавливается выравнивание верха первого абзаца по верхнему краю поля.

При выборе команды Колонтитулы в меню Вид (View, Header and Footer) появляется поле, отведенное для колонтитула и панель Колонтитулы (рис. 55), где:

- переход от верхнего колонтитула к нижнему и обратно;

- переход к предыдущему колонтитулу;

- переход к следующему колонтитулу;

- для создания нового колонтитула по образцу предыдущего;

- вставка нумерации страниц;

- вставка числа страниц;

- формат номера страницы;

- вставка текущей даты;

- вставка текущего времени;

- вызов диалогового окна Параметры страницы;

- показать/спрятать текст основного документа;

-  вернуться к редактированию документа;

- вставка элемента автотекста.

Рис. 55. Панель Колонтитулы

Текущие дата и время вводятся в текст колонтитулов в форме полей. Поле - это зарезервированное место в документе. Поле Дата и время Word обновляет автоматически, когда документ открыт, а также при печати документа.

1. Поместите курсор ввода в место, куда будет введена дата или время.

2. Нажмите кнопку Дата (Date) или кнопку Время (Time) на панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer). Использование кнопок Дата или Время (Date, Time) на панели Колонтитулы

не предоставляет возможности изменения формата даты. Если необходимо изменить формат времени или даты, установленный по умолчанию, введите дату, выбрав команду Дата и время из меню Формат (Insert, Date and Time) и установив нужный формат.

В колонтитул можно вставить поле номера страницы, показывающее номер текущей страницы. По желанию поле номера страницу можно комбинировать с текстом. Например, слово "Страница" может предшествовать полю номера страницы.

Упражнение

Создание колонтитулов и нумерация страниц

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .

2. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы , чтобы перейти в нужный колонтитул.

3. Напечатайте любой текст, например название организации.

4. Примените нужное форматирование текста.

5. Поместите курсор ввода в место, где будет находиться номер страницы.

6. Выберите кнопку Номер страницы на панели Колонтитулы , чтобы ввести поле Страница .

7. Выберите кнопку Закрыть на панели Колонтитулы после окончания.

Word позволяет быстро форматировать нумерацию страницы. При этом вы можете установить номера страниц вверху или внизу страницы и выровнять номера (влево, вправо, по центру).

Команда Номера страниц меню Вставка (Insert; Page Numbers) задает автоматическую нумерацию страниц документа (рис. 56). Word добавляет номер страницы как отдельный объект в определенное место колонтитула.

Рис. 56. Номера страниц

1. Выберите команду Номера страниц меню Вставка (Insert, Page Numbers).

2. Установите опции Положение и Выравнивание (Position и Alignment).

3. Нажмите кнопку Формат (Format), выберите из открывшегося диалогового окна (рис. 57) формат номера страницы, включая опции Продолжить или Начать с.

4. Затем нажмите ОК.

Рис. 57. Формат номера страницы

Использование команды "Номера страниц" из меню "Вставка (Insert, Page Numbers)" для автоматической нумерации страниц в поле колонтитула при уже существующей нумерации приведет к повторной печати номера страницы.

Печать документа

Важным преимуществом использования Office является представление WYSIWYG (What You See Is What You Get), которое позволяет видеть на экране готовый к печати документ.

Кнопка Печать (Print) - может использоваться для печати одной копии активного документа, сохраняя текущие параметры печати.

Диалоговое окно команды Печать из меню Файл (File, Print) (рис. 58) может использоваться для определения числа копий или для печати части документа и позволяет выполнить следующие действия:

  • печать диапазона страниц;
  • печать нескольких копий;
  • печать только четных или нечетных страниц;
  • печать заданных страниц и разделов;
  • печать нескольких документов одновременно;
  • печать черновика документа;
  • печать страниц документа в обратном порядке;
  • печать в файл.

Рис. 58. Печать документа

Параметры печати

Для задания параметров печати необходимо нажать клавишу Параметры и выбрать закладку Печать (Options, Print) (рис. 59).

При установленном режиме Фоновая печать можно продолжать работать, пока документ печатается. Однако для этого используется дополнительная системная память. Чтобы ускорить печать, снимите флажок Фоновая печать.

При установленном режиме Обновлять поля перед выводом документа на печать в нем будут обновляться все поля.

Автоматическое обновление связанных данных перед печатью достигается установкой режима Обновить связи.

Перед выводом документа на печать в нем будут обновляться все связанные данные. На печать можно выводить различные сведения о документе, например примечания, коды полей, скрытый текст или графические объекты; для этого надо пометить соответствующий переключатель в диалоговом окне в группе Печатать.

Рис. 59. Параметры печати

Предварительный просмотр

Чтобы просмотреть, как будут выглядеть напечатанные страницы, нажмите кнопку Предварительный просмотр - , или выберите команду Предварительный просмотр в меню Файл (File, Print Preview). Этот режим предоставляет пользователю возможность просмотра документа перед печатью в любом масштабе так, что на экран может быть выведена целая страница или несколько страниц.

1. Щелкните мышью на кнопке Предварительный просмотр на Стандартной панели инструментов или выберите команду Предварительный просмотр из меню Файл (File, Print Preview). Документ представлен на экране в режиме просмотра, и указатель мыши изменен на указатель масштаба.

2. Просмотрите документ, используя для этого вертикальную линейку прокрутки и клавиши перемещения PgUp и PgDn для перемещения через страницу, Ctrl+Home и Ctrl+End - для перемещения в начало или конец документа.

3. Выберите Закрыть (Close) после окончания для возврата в окно документа.

Представление данных в виде таблицы

Word предоставляет пользователю удобные средства создания и оформления таблиц.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки можно заполнять цифрами, текстом и рисунками.

Для оформления таблиц в Word используются следующие операции:

  • ввод данных в таблицы;
  • преобразование таблицы в текст и наоборот;
  • добавление и удаление строк и столбцов в таблице;
  • объединение и разделение ячеек;
  • оформление границ таблицы и заливка ячеек;
  • сортировка данных и др.

Word позволяет производить некоторые вычисления в таблицах, однако для построения сложных формул, управления связанными данными рекомендуется использовать другое приложение Office - электронные таблицы Microsoft Excel.

Создание таблиц

Таблицы удобно использовать не только для ввода и оформления числовых данных, но и для выравнивания абзацев текста и соответствующих им рисунков внутри документа. Для удобства чтения строки и столбцы таблицы разделяются линейками.

Чтобы отобразить разделительные линейки, невыводимые на печать, но используемые в целях обозначения ячеек таблицы, выберите пункт меню "Таблица", затем "Отображать сетку" (Table, Show Sridlines).

Таблицу можно создать несколькими способами:

  • вставить в документ, при помощи команды Добавить таблицу в меню Таблица (Table, Insert Table);
  • использовать кнопку Добавить таблицу - ;
  • нарисовать таблицу в документе при помощи мыши, выбрав кнопку Нарисовать таблицу - .

Вставка таблицы с помощью команды меню

Установите текстовый курсор перед тем абзацем в документе, перед которым будет создана таблица.

2. Выберите в меню Таблица команду Добавить таблицу (Table, Insert Table).

3. В открывшемся диалоговом окне задайте необходимое количество строк и столбцов для новой таблицы (рис. 60).

4. Задайте параметры автоподбора ширины столбцов.

5. Нажмите ОК .

Рис. 60. Вставка таблицы

Вставка таблицы с помощью кнопки "Добавить таблицу" .

1. Щелкните кнопку Добавить таблицу - .

2. Переместите указатель мыши вдоль ячеек таблицы.

3. Щелкните, когда нужный диапазон ячеек будет выбран (например, таблица 2x4 создаст таблицу с двумя строками и четырьмя столбцами).

Таблицу можно нарисовать в документе при помощи мыши, выбрав команду Нарисовать таблицу в меню Таблица или нажав кнопку .

В результате этих операций на экране появляется панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) (рис. 61).

Для редактирования таблицы можно использовать кнопки на панели инструментов Таблицы и границы.

Рис. 61. Панель инструментов Таблицы и границы

Использование инструмента "Нарисовать таблицу"

1. Убедитесь, что установлен режим просмотра Разметка страницы в меню Вид (Page Layout).

2. Щелкните по кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table) на панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders).

3. Установите указатель-карандаш в тот абзац документа, в котором будет создана таблица.

4. Перетащите указатель, чтобы создать границу таблицы.

5. Перетащите указатель в вертикальном направлении, чтобы создать столбец.

6. Перетащите указатель в горизонтальном направлении, чтобы создать строку.

Для удаления границы между ячейками нажмите кнопку "Ластик" на панели инструментов "Таблицы и границы", а затем перетащите ластик по этой линии.

Ввод данных и перемещение по таблице

Текст и/или числа могут быть введены в любую ячейку в таблице. Ячейка может содержать один или несколько элементов, которые располагаются на нескольких строках таблицы. Для создания таких элементов следует ввести текст и нажать Enter.

Для удаления текста могут использоваться стандартные процедуры редактирования текста, например клавиши Delete или Backspace.

Для перемещения в таблице используются следующие клавиатурные комбинации:

Перейти в соседнюю ячейку Tab
Перейти в предыдущую ячейку Shift + T ab
Перейти на предыдущую или следующую строку стрелка вверх или стрелка вниз
Перейти в первую ячейку в строке Alt + Home
Перейти в последнюю ячейку в строке Alt + End
Перейти в первую ячейку в столбце Alt + Page Up
Перейти в последнюю ячейку в столбце   Alt + Page Down  
Добавить новую строку в низ таблицы   Tab в конце последней строки  
Добавить текст перед таблицей в начале документа   Enter в начале первой ячейки  

Нажатие клавиши Enter при положении курсора в ячейке позволяет —начать новый абзац в ячейке таблицы.

Преобразование текста в таблицу

При создании документа иногда удобнее вводить табличные данные последовательно, через разделитель, а затем преобразовать их в таблицу.

Чтобы преобразовать существующий текст, набранный с разделителем (табуляция, точка с запятой или другой разделитель), в таблицу:

1. Выделите текст с разделителем.

2. Выберите команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица (Table, Convert Text to Table) (рис. 62).

Рис. 62. Преобразование текста в таблицу

В поле Число столбцов) должно быть указано число столбцов, соответствующее количеству разделителей в строке, включая конец абзаца.

В поле Разделитель помечается тот, который (табуляция, точка с запятой или другой разделитель) присутствует в строке данных. Чтобы преобразовать существующую таблицу в текст с разделителем (табуляция, точка с запятой или другой разделитель), выберите команду Преобразовать в текст в меню Таблица (Table, Convert Table to Text).

Упражнение

Преобразование текста в таблицу

Введите текст и преобразуйте его в таблицу, представленную ниже.

1. Выделите текст.

2. Выберите команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица.

3. Задайте число столбцов 3 и число строк 4.

4. Выберите разделитель (точка с запятой) и нажмите ОК.

Текст

Тетради;4;10 руб.
Авторучки;3;12 руб.
Ластики;2;4 руб.
Карандаши;4;8 руб.

Таблица

Тетради   4   10 руб.
Авторучки   3 12 руб.
Ластики   2 4 руб.
Карандаши   4 8 руб.

Редактирование таблиц

Выделение таблиц

Прежде чем начать редактирование, надо выделить нужный элемент таблицы. Выделение элементов таблиц можно осуществлять с помощью мыши или с помощью команд меню.

При точном попадании на верхнюю границу столбца указатель мыши принимает форму стрелки. Перемещением стрелки можно выделить один или несколько столбцов.

Таблица 11. Способы выделения элементов таблицы

Способ Выделение
Щелкните на левом внутреннем поле ячейки   Текущая ячейка  
Перетащите мышью от одной ячейки к другой   Группа ячеек  
Щелкните на внутреннем поле самой верхней ячейки   Столбец  
Щелкните в Поле маркировки слева от строки таблицы   Строка  
Нажмите Alt и щелкните в Поле маркировки слева от таблицы   Вся таблица  

Для выделения элементов таблицы можно использовать в меню Таблица команду Выделить (строку, столбец, таблицу, ячейку).

Вставка строк или столбцов

Для изменения вида таблицы можно вставить или удалить строку, столбец или отдельные ячейки.

1. Выделите нужное количество ячеек, строк или столбцов для вставки.

2. Выберите в меню Таблица команду Добавить, затем выберите позицию и объект вставки.

Удаление строк, столбцов или ячеек

Строки, ячейки и столбцы удаляются в том месте, где находится курсор ввода.

1. Выделите ячейки, строку(и) или столбец(ы) для удаления.

2. Выберите Таблица, Удалить (строки, столбцы, ячейки).

В дополнение к функциям меню Таблица (Table) пользователи могут также выбрать параметры из контекстного меню, вызываемого при нажатии правой кнопки мыши в любом месте таблицы.

Сортировка данных

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

1. Выделите столбец для сортировки.

2. Выберите в меню Таблица команду Сортировка (Sort Table) (или нажмите кнопки Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов Таблицы и границы).

3. В открывшемся окне (рис. 63) выберите тип сортировки и установите нужный параметр для строки заголовка.

Упражнение

Сортировка таблицы

1. Создайте таблицу, эквивалентную представленной ниже.

В данном примере данные в графе "Доля туристических услуг" отсортированы по убыванию.

Страна Доля туристических услуг, %
Австрия 8,9
Норвегия 6,7
Греция 2,3
Италия 2,0

2. Выполните сортировку стран в столбце 1 по возрастанию.

Страна Доля туристических услуг, %
Австрия 8,9
Греция 2,3
Италия 2,0
Норвегия 6,7

Рис. 63. Сортировка данных

Форматирование таблицы

Для форматирования таблиц в Word доступны все операции изменения начертания текста внутри таблицы, а также операции изменения внешнего вида таблицы.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Существует три способа изменения ширины столбцов:

  • перетащить мышью ограничительные линейки между колонками;
  • перетащить маркеры на координатной линейке;
  • с помощью команд в меню Таблица (Table).

Ширину столбца и высоту строки можно изменить непосредственно в документе, перетащив ограничительную линейку столбца в нужное место в таблице. При точном попадании на разделительную линейку указатель мыши принимает форму двунаправленной стрелки ↔.

Таблица 12. Изменение ширины столбцов

Операция Результат
Перетащите указатель мыши (в форме двунаправленной стрелки)   Ширина столбца справа изменяется пропорционально; ширина таблицы не меняется  
Удерживая Shift, перетащите указатель мыши   Ширина столбца справа не меняется; ширина таблицы меняется  
Удерживая Ctrl, перетащите указатель мыши   Ширина столбцов справа меняется; ширина таблицы не меняется  

Наиболее точные изменения ширины столбцов и высоты строк можно задать с помощью меню Таблица (Table), выбрав команду Свойства таблицы (Table Properties).

1. Выделите столбцы, размер которых нужно изменить.

2. Выберите Таблица (Table), затем Свойства таблицы (Table Properties).

3. Щелкните на закладке Столбец (Column).

4. Введите значение ширины для выделенных столбцов.

Если в одной или более строках есть выделенные ячейки, то изменение ширины столбца будет выполняться только для этих строк; остальная же часть столбца меняться не будет. Поэтому, изменяя ширину столбца при помощи мыши или меню, сначала убедитесь в том, что в таблице нет выделенных ячеек, либо выделите целиком весь столбец.

Высоту строки также можно изменить, перетащив нижнюю ограничительную линейку строки в нужное место в таблице. При точном попадании на разделительную линейку указатель мыши принимает форму двунаправленной стрелки ↨.

Очень редко требуется менять минимальную или максимальную высоту строки, так как обычно она устанавливается автоматически по мере ввода текста.

Команда Свойства таблицы (Table Properties) в меню Таблица (Table) на за-клаДке Строка (Row) позволяет изменить размеры строк, задать режимы (минимум/точно) и установить следующие параметры (рис. 64):

  • разрешить перенос строк на следующую страницу;
  • повторять строку как заголовок на каждой странице.

Рис. 64. Закладка Строка окна Свойства таблицы

Заголовки

Для больших таблиц, которые могут занимать несколько страниц, часто необходимо дублирование заголовка таблицы на последующих страницах документа.

1. Выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы.

2. Выберите команду Свойства таблицы (Table Properties) в меню Таблица (Table) на закладке Строка (Row) установите Повторять как заголовок на каждой странице.

Word автоматически дублирует заголовки таблицы на новых страницах, являющихся результатом автоматических разрывов страниц. Word не дублирует заголовок при вставке вручную разрыва страницы в пределах таблицы.

Дублируемые заголовки таблицы видимы только в режиме "Разметка страницы".

Для выбора размера таблицы, расположения на странице и обтекания текста выберите команду Свойства таблицы (Table Properties) в меню Таблица (Table) на закладке Таблица (Table) установите нужные параметры (рис. 65).

Диалоговое окно закладки Таблица (Table), как правило, используется для позиционирования таблицы относительно левого и правого полей страницы. Поле Отступ слева (Indent from Left) задает интервал между левым полем страницы и левым краем текста, в то время как установки Выравнивания (Alignment) выравнивают строки относительно левого и правого полей страницы.

Исходным типом выравнивания является По левому краю (Left). Это означает, что при создании новой таблицы она автоматически выравнивается по левому полю страницы.

Рис. 65. Закладка Таблица окна Свойства таблицы



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru