Делопроизводство на компьютере

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:

C начала было слово (Word)

Слияние для вновь создаваемого источника данных



Для создания нового источника данных следует определить данные, которые будут меняться от письма к письму. При этом необходимо задать так называемые имена полей и значения этих полей, которые будут включены в основной документ при слиянии.

1. Откройте документ для рассылки на основе требуемого шаблона или создайте собственный.

2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).

3. В разделе Основной документ (Main Document)выберите Создать, затем Документы на фланке (Create, Form Letters).

4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.

5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Создать источник данных (Create Data Source) (рис. 73).

При создании источника данных следует учитывать, что число имен полей в строке заголовка должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений.

У некоторых клиентов в списке адресов может содержаться больше сведений, чем у других, например: должность, название отдела и до трех строк адреса. В таком случае следует увеличить число полей, даже если в какой-то записи некоторые поля останутся пустыми. В источнике данных, однако, во всех записях число полей должно быть одинаковым.

Рис. 73 Создание источника данных

В разделе Поля в строке заголовка (Field names In header row) представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах. Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, а также удалены или переименованы.

Имя должно начинаться с буквы; оно может содержать буквы, цифры и символы подчеркивания, но не может содержать пробелов.
 

Формирование списка полей

1. Для создания нового поля введите имя поля (до 40 символов).

2. Нажмите кнопку Добавить поле (Add Field Name), чтобы добавить новое поле в строку заголовка.

3. Для удаления поля выделите имя поля и нажмите кнопку Удалить поле (Remove Field Name).

4. Для изменения последовательности имен полей щелкайте по кнопкам Вверх (Up) или Вниз (Down) до тех пор, пока имя поля не встанет на нужное место.

5. Нажмите ОК после завершения формирования списка полей.

Данные, по которым будет производиться слияние записей, (например, город, почтовый индекс или фамилия адресата) должны находиться в отдельных столбцах таблицы данных.

Лучше организовать файл данных таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах. Например, если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов.

Заполнение окормы данных

1. После формирования списка полей, (заголовка таблицы источника данных) необходимо заполнить таблицу данных.

2. Введите имя файла и папки для нового источника данных и выберите Сохранить (Save) .

3. В окне Слияние выберите Редактировать источник данных (Edit Data Source) , появится диалоговое окно Форма данных (Data, Form) (рис. 74), содержащее информацию, которая будет вставлена в основной документ.

Ввод новых записей данных

1. Введите данные для каждого поля. Чтобы перейти от одного поля к другому, нажимайте клавиши Tab или Enter .

2. Если данные для какого-то поля отсутствуют, нажмите клавишу Enter и пропустите это поле (не вводите в поле пробелы).

3. По окончании ввода записи нажмите кнопку Добавить (Add New) .

4. Повторяйте этапы 1-3 для каждой новой записи.

5. Когда все записи будут введены, нажмите кнопку Источник (View Source) , а затем кнопку Сохранить (Save) .

Рис. 74. Форма данных

Затем процесс слияния выполняется так же, как и для существующего источника данных.

1. Убедитесь, что основной документ открыт и его окно активно.

2. Отредактируйте основной документ и вставьте поля слияния.

3. Выберите в меню Сервис команду Слияние (Tools, Mail Merge) или нажмите кнопку вызова диалогового окна Слияние.

4. Выберите необходимые опции слияния.

5. Нажмите кнопку Объединить (Merge).

6. Просмотрите, сохраните или распечатайте документ.

В результате слияния поля в документе будут заменены -переменными данными из источника данных.



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru