Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:
The Parakit - Save Me скачайте прямо сейчас новый рингтон
бесплатный демо-счет, а главное открыть демо- счёт можно абсолютно бесплатно.

Совместное использование данных

Копирование данных между приложениями



Microsoft Office предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаём то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды в PowerPoint.

Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word, можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника.

Для избежания проблем форматирования при вставке данных применяется связывание и внедрение объектов.

Основные различия между связыванием и внедрением заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

С точки зрения реализации функций совместного использования данных приложения делятся на клиентские и серверные.

Серверное приложение - это такое приложение, чьи объекты могут быть связаны или внедрены в другое приложение. Серверы надо представлять как приложения, которые поставляют услугу другим приложениям.

Клиентское приложение - это такое приложение, которое может адаптировать объекты, созданные серверными приложениями. Клиентские приложения надо представлять как приложения, которым необходима услуга одного или нескольких серверных приложений.

Все приложения Office могут работать в качестве клиентских приложений и в качестве серверов.

Копирование данных между приложениями

Данные могут копироваться между приложениями Office при помощи команд копирования и вставки.

Наиболее часто в делопроизводстве используется обмен данными между приложениями Excel и Word.

Вставка таблицы данных Excel в Word

1. Выделите необходимые данные на рабочем листе Excel.

2. Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit, Copy) , данные скопированы в буфер обмена.

3. Переключитесь в Word.

4. Поместите курсор в то место документа, куда необходимо вставить данные.

5. Выберите Правка, вставить (Edit, Paste).

Данные вставлены в виде таблицы и могут редактироваться средствами Word.

Таблицы, сделанные в Word при помощи разделителя - табуляции, можно копировать в Excel. Каждая позиций табуляции представляет столбец в рабочем листе Excel. Если таблица Word начинается с табуляции, то первый столбец рабочего листа Excel остается пустым при копировании данных. Чтобы убедиться в том, что все данные вставлены в соответствующие столбцы, символы табуляции необходимо копировать вместе с данными.

Таблицы, построенные в Word при помощи мастера таблиц, также могут быть скопированы в Excel. Данные из ячеек таблицы Word автоматически размещаются   в соответствующих ячейках рабочего листа Excel.

Вставка таблицы данных Word в Excel

1. Выделите необходимые данные в документе Word.

2. Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit, Сору) , данные будут скопированы в буфер обмена.

3. Переключитесь в Excel .

4. Выберите начальную ячейку области, куда необходимо ввести данные.

5. Выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Данные вставлены в рабочий лист и могут редактироваться средствами Excel.



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru