Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:
Все подробности Lysine на нашем сайте.

Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства

Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office



Данный комплект образцов составлен на основе документов, используемых в работе современных предприятий. При составлении макетов документов были учтены требования инструкций и стандартов РФ, Перечня форм первичной учетной документации, утвержденного Госкомстатом РФ 06.04.2001, других нормативно-методических документов.

В представленный комплект образцов включены следующие виды документов:

1. Организационные документы.

2. Документы по распорядительной деятельности.

3. Документы, регулирующие взаимоотношения организаций.

4. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства.

5. Документы по личному составу предприятия.

6. Информационно-справочные документы.

7. Справочно-аналитические документы.

Документы по учету материалов (акты, приходные ордера, накладные), документы по расчету и выплате заработной платы (расчетно-платежные ведомости, лицевые счета) и т. п. в данный комплект не включены, так как регистрация и формирование подобных документов осуществляются в бухгалтерии с помощью специальных программных средств.

Организационные документы

К организационным документам относятся документы, определяющие направления деятельности предприятия, его структуру и численность:

  • Устав предприятия
  • Структура и штатная численность
  • Штатное расписание
  • Положение о персонале
  • Должностная инструкция

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность предприятия определяются Уставом. В соответствующем документе указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия и утверждается руководителем.

ТИПОВАЯ СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
магазина ЗАО
"Север"

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия

_____________ (подпись)

"___ "_______ 20 года

(печать)

№п/п Наименование структурных
подразделений и должностей
Штатная
численность
1 2 3
смена
4
всего
   Административно-управленческий персонал    
1. Директор/генеральный директор - 1
2. Коммерческий директор (группа продовольственных товаров) - 1
3. Коммерческий директор (группа непродовольственных товаров) - 1*
4. Заместитель директора по торговле (начальник смены) 1 2
5. Главный бухгалтер - 1
6. Начальник отдела кадров/инспектор отдела кадров - 1
7. Администратор торгового зала 1 2
8. Секретарь - 1
    Бухгалтерия     
1. Заместитель главного бухгалтера - 1
2. Старший бухгалтер - 1
3. Бухгалтер - 5
4. Старший кассир 1 2
  Коммерческий отдел    
1. Менеджер по закупкам - 3 - 4
2. Товаровед по качеству (сертификация товаров) - 1
            Торговый зал (продовольственные товары)              
1. Заведующий продовольственным отделом (отделами) 2 4
2. Продавец продовольственных товаров (дневной/ночной) 20/2 40/4
3. Контролер-кассир (дневной/ночной) 8/2 16/4**
  Торговый зал (непродовольственные товары)    
1. Заведующий отделом (отделами) 1 - 3 2 - 6
2. Продавец непродовольственных товаров 2/отдел 4 /отдел
         Склад       
1. Заведующий складом - 1
2. Товаровед 1 2
3. Грузчик 1 2
   Приемка товара     
1. Товаровед 1 2
2. Оператор электронно-вычислительных машин 1 2
3. Грузчик 4 - 6 8 - 12
   Фасовочный цех          
1. Бригадир фасовочного цеха - 1
2. Фасовщик 10 20
    Мясной цех     
1. Начальник мясного цеха - 1
2. Изготовитель полуфабрикатов из мяса и птицы 2 4
3. Распиловщик мясопродуктов - 1
4. Подсобный рабочий 2 4
      Эксплуатационная служба           
1. Главный инженер - 1
2. Инженер по организации эксплуатации и ремонту - 1
3. Инженер по охране труда и технике безопасности - 1
4. Завхоз - 1
5. Слесарь-электрик по ремонту электрооборудования 2 4
6. Столяр 1 2
7. Плотник 1 2
8. Слесарь-сантехник 2 4
9. Уборщик 1 - 2 2 - 4
      Прочие       
1. Подсобный рабочий по прессовке бумаги 1 2
2. Подсобный рабочий - 1
3. Водитель - 1 - 3***
4. Контролер (вахтер) - 10
5. Приемщик стеклопосуды - 1
       ИТОГО   210 - 230

* Должность вводится при наличии не менее трех отделов (секций).
** 8 кассиров в смену при наличии 7 кассовых узлов.
*** Должность вводится при наличии автомобиля.

Заместитель руководителя предприятия подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи

Визы должность подпись расшифровка подписи

Штатное расписание

Штатное расписание в соответствии с Уставом (Положением) организации содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Штатное расписание

на"___ "________ года

Номер документа Дата
    

Наименование организации
УТВЕРЖДЕНО

Приказ от" "_____20 года №___

Штат в количестве ________ единиц

С месячным фондом заработной
платы ___________________ рублей

Структурное подразделение Профессия (долж
ность)
Кол-во штатных единиц Оклад (тарифная ставка), руб. Надбавка, руб. Месячный фонд заработной платы, руб. Приме
чание
наимен. код      
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Админи-
страция
01 директор 1 9800 1200        
    секретарь 1 2300 200        
Склад   заведую-
щий
1 5800 600        
    товаровед 1 3800 400        
Итого по листу              
Итого по документу              

Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи

должность подпись расшифровка подписи

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер должность подпись расшифровка подписи

Положение о персонале

В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
Подпись
И.О. фамилия
00.00.2001

ПОЛОЖЕНИЕ
о персонале

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее, положение определяет условия труда работников предприятия.

1.2. Условия труда работников предприятия, не урегулированные или не полностью урегулированные договором, уставом, коллективным договором, настоящим положением, определяются трудовым законодательством РФ.

1.3. На предприятии вводятся следующие категории специалистов:

- работник предприятия - лицо, состоящее в трудовых отношениях с предприятием;

- руководящий работник предприятия - работник, назначаемый на должность по согласованию с акционерами предприятия;

- сотрудник предприятия - специалист, назначаемый на должность директором предприятия по рекомендаций или по согласованию с акционерами предприятия;

-другие рабочие и служащие предприятия - все работники предприятия, не являющиеся руководящими работниками и сотрудниками предприятия, назначаемые на должность директором без согласования с акционерами предприятия.

1.4. Руководящими работниками предприятия являются: директор предприятия, его заместители, главный бухгалтер.

2. ПРИЕМ НА РАБОТУ

2.1. С принимаемыми на работу руководящими работниками трудовой договор заключается на срок, определяемый Уставом предприятия, а с сотрудниками предприятия - на срок до 5 лет.

2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений и размера должностного оклада.

2.3. Продление трудового договора допускается: руководящего работника - на новый срок по решению учредителей; сотрудника предприятия - по соглашению сторон, заключенному с согласия акционеров предприятия.

2.4. Датой возникновения трудовых правоотношений и заключения трудового договора считается срок, оговоренный в трудовом договоре либо в приказе директора предприятия.

2.5. При заключении трудового договора может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой работе.

2.6. Срок испытания при приеме на работу руководящих работников и сотрудников не может превышать б месяцев, а других рабочих и служащих - 3 месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.) При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Работники предприятия пользуются всеми правами, касающимися режима рабочего времени и отдыха, отпусков, социального страхования и обеспечения, которые установлены учредительными документами и законодательством.

3.2. Работники предприятия вправе в установленное на предприятии время обращаться к директору и другим руководящим работникам по всем вопросам, связанным с работой.

3.3. О выполненных мероприятиях, предусмотренных коллективным договором, администрация предприятия отчитывается перед акционерами предприятия.

3.4. При поступлении работника на предприятие его руководитель должен ознакомили работника с учредительными документами, правилами, определяющими условия труда и внутренний трудовой распорядок, должностной инструкцией.

3.5. Работник предприятия обязан:

-не нарушать действующего законодательства РФ;

- строго выполнять правила внутреннего трудового распорядка предприятия, приказы и распоряжения соответствующих руководителей;

- не совершать действия, влекущие за собой причинение ущерба предприятию, его имуществу и финансам.

3.6. Администрация не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловил ленной трудовым договором.

4. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

4.1. Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, а так же дни отдыха и праздничные дни для работников предприятия определяются законодательством РФ и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

4.2. В исключительных случаях по распоряжению директора, его .заместителей работники предприятия могут привлекаться для выполнения срочных работ сверх установленной продолжительности рабочего дня, а также в дни отдыха и праздничные дни с компенсацией.

4.3. Предприятие вправе вводить для отдельных работников режим гибкого рабочего времени, нормативной основой которого является суммарный учет рабочего времени.

5. ОТПУСКА

5.1. Руководящие работники и сотрудники предприятия пользуются в течение года отпуском продолжительностью не менее 24 рабочих дней с сохранением средней заработной платы.

5.2. Другие рабочие и служащие предприятия пользуются ежегодным отпуском, продолжительность которого устанавливается в каждом конкретном случае при заключении трудового договора. При этом ежегодный отпуск не может быть менее 24 рабочих дней.

5.3. Право на ежегодный отпуск у работника предприятия возникает через б месяцев после даты возникновения трудовых правоотношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.

5.4. Отпуск должен предоставляться ежегодно в срок, установленный графиком отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление сотруднику отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается перенос отпуска на другой период или на следующий год с согласия работника.

5.5. О переносе отпуска работник предприятия должен быть извещен не менее чем за 30 дней до наступления планового срока отпуска.

5.6. Неиспользованный отпуск может быть присоединен к отпуску за следующий рабочий год, однако по истечении года непрерывной работы работник предприятия имеет право получить отпуск продолжительностью не менее 12 календарных дней в счет перенесенного отпуска.

5.7. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также выплата компенсаций за неиспользованный отпуск.

Порядок определения среднего заработка сохраняемого за время нахождения в отпуске, при присоединении отпусков содержат правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

5.8. Руководящий работник или специалист предприятия может быть отозван из очередного отпуска с его согласия, если это обусловлено важными обстоятельствами. Решение об этом может быть принято директором предприятия или его заместителем.

В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику предприятия может быть по его просьбе предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

6. КОМАНДИРОВАНИЕ, ВРЕМЕННОЕ ОТКОМАНДИРОВАНИЕ И ПЕРЕВОД НА НОВОЕ МЕСТО РАБОТЫ

6.1. Работник предприятия с его согласия может быть временно откомандирован на новое место работы на определенный срок в пределах от б месяцев до одного года. Временное откомандирование не влечет изменения трудового договора. Работник вправе выехать к месту откомандирования вместе с членами своей семьи, если предприятие предоставляет ему соответствующее жилое помещение.

Перевод работника на новое место работы в другую местность допускается только с его согласия и по согласованию в необходимых случаях с руководством предприятия. Соответствующее изменение трудового договора должно быть оформлено сторонами в письменном виде.

6.2. Работник предприятия может быть временно переведен на другую работу в случае производственной необходимости на срок до 3 месяцев в календарном году.

7. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ И КОМПЕНСАЦИИ

7.1. Труд работников предприятия оплачивается повременно, сдельно или по иным системам оплаты труда, устанавливаемым предприятием самостоятельно или по согласованию с работником.

7.2. Заработная плата каждого работника определяется конечными результатами работы и максимальным размером не ограничивается.

7.3. В дополнение к системам оплаты труда предприятие может устанавливать формы поощрения и премирования, вознаграждения по итогам работы за отдельные периоды.

7.4. Оклады руководящим работникам и сотрудникам устанавливаются в соответствии с занимаемой должностью согласно штатному расписанию.

С учетом квалификации и опыта работы, а также достигнутых результатов директор предприятия может устанавливать указанным работникам оклад с персональной надбавкой.

7.5. Работники предприятия пользуются пособиями и льготами по обязательному социальному страхованию.

7.6. В течение всего времени нахождения в командировке или всего периода откомандирования за работником предприятия сохраняется должностной оклад и должность на основном месте работы.

7.7. При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему, производится в день увольнения.

8. МЕРЫ ПООЩРЕНИЯ И ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ МЕРЫ

8.1. Мерами поощрения работников предприятия являются:

- объявление благодарности;

- награждение ценным подарком, денежной премией;

- повышение должностного оклада, установление персональной надбавки;

- повышение в должности.

8.2. Дисциплинарными мерами, налагаемыми на работников предприятия, являются:

- замечание;

-выговор;

-освобождение от работы до истечения сроков трудового договора в связи с совершением проступка, не совместимого с работой на предприятии.

9. ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ

9.1. Руководящие работники предприятия освобождаются от работы по решению Совета трудового коллектива, приказом директора, изданным на основании решения, принятого Советом.

9.2. Освобождение от работы иных работников предприятия производится приказом директора.

9.3. Сотрудник предприятия может быть освобожден от работы: в связи с истечением срока трудового договора и непродлением его на новый срок, а также до истечения срока трудового договора,

9.4. До истечения срока трудового договора сотрудник предприятия может быть освобожден от работы:

-вследствие упразднения должности, которую занимал сотрудник, из-за невозможности перевода его на другую, соответствующую его знаниям и опыту должность в рамках установленного распределения должностей;

- ввиду несоответствия сотрудника занимаемой должности;

- в случае совершения проступка, несовместимого с работой на предприятии;

- по взаимному соглашению.

9.5. Об освобождении от работы сотрудник предприятия должен быть письменно предупрежден не позднее, чем за один месяц. Предупреждения не требуется, если освобождение от работы производится по заявлению работника.

9.6. При освобождении от работы работнику выдается справка с указанием занимаемой должности, продолжительности работы на предприятии, должностного оклада и надбавок.

Заместитель руководителя должность подпись расшифровка подписи

Визы должность подпись расшифровка подписи

Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта

№00 00.00.2001
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО
Подпись
И.О. фамилия
00.00.2001


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: -действующим законодательством РФ;

-Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

-деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

-работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте; -выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основными задачами секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

2.1. Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступившие документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, готовить их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовить проекты резолюций на поступившие документы, согласовывая их с генеральным директором.

2.3. По указанию генерального директора планировать его рабочий день и обеспечивать выполнение плана.

2.4. Ежедневно вести контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информировать его о состоянии исполнения. .

2.5. Готовить по поручению генерального директора проекты документов, согласовывать их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовить по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполнять их редактирование, перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовить для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следить за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составлять тематические обзоры по ним и информировать генерального директора.

2.10. Контролировать сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов.

2.12. Организовывать выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организовывать работу приемной, регулировать поток посетителей, самостоятельно решать вопросы о возможности приема.

2.14. Контролировать подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывать описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Обеспечивать сохранность документов.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Зам. директора должность подпись расшифровка подписи

С инструкцией ознакомлен должность подпись расшифровка подписи

Секретарь-референт должность подпись расшифровка подписи



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru