Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:

Приложение Microsoft Outlook

Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование



Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.

Просмотр папки или файла

1. Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.

2. Щелкните по ярлыку Мой компьютер ; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис. 146).

Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид.

Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл .

Рис. 146. Просмотр файлов и папок в окне Outlook

В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис . После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис. 147).

Рис. 147. Список найденных файлов

Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис. 148).

Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы (см. рис. 146).

Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как и в Проводнике.

Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только если вашим администратором организована система разграничения прав совместного доступа и использования папок.

Рис. 148. Группировка найденных файлов

Совместный доступ к папке

1. Нажмите на панели кнопку Другие ярлыки .

2. Щелкните значок Мой компьютер.

3. Дважды щелкните диск, содержащий папку, к которой требуется открыть совместный доступ.

4. Щелкните правой кнопкой мыши по нужной папке и выберите в контекстном меню команду Доступ .

5. Выберите необходимые настройки (рис. 149).

Допустимый объем действий в совместно используемой частной папке зависит от ваших прав доступа.

Для передачи файла в совместное пользование поместите его в общую папку или создайте почтовое сообщение и вставьте в него файл.

Рис. 149. Закладка Доступ



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru