Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:
Перевод паспорта с нотариальным заверением на русский язык перевод паспорта на русский язык.

Приложение Microsoft Outlook

Как удалить сообщение



В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма.

И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Создание сообщения

1. Выберите в меню Файл команду Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.

2. Откроется окно с заготовкой письма (рис. 153).

Рис. 153. Создание нового сообщения

Почтовое сообщение состоит из следующих полей:

Тип поля Назначение поля
Кому Указываются адреса получателей сообщения
Копия Указываются адреса дополнительных получателей
СК Указываются адреса дополнительных получателей сообщения, не отображаемых в списке получателей
Тема Краткое описание сообщения
Тело сообщения Само сообщение

3. В поле Кому введите имя вашего адресата. Можно воспользоваться сведениями об адресатах из вашей электронной записной книжки (Контакты) , нажав кнопку Кому .

4. Появится диалоговое окно Выбор имен (рис. 154).

Рис. 154. Диалоговое окно Выбор имен

Вам достаточно щелкнуть по нужному имени в окне Контакты и нажать кнопку Кому , чтобы скопировать его в список получателей сообщения.

Если вы хотите добавить адресата в папку Контакты , нужно воспользоваться кнопкой Создать контакт и занести его имя, фамилию и адрес электронный почты.

Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда письма нужно разослать в несколько адресов. Это можно сделать разными способами. Можно перечислить всех адресатов, выбирая их из открывшегося списка. Но правильнее оставить в поле Кому одного адресата, а всех остальных поместить в поле Копия . Очень часто бывает так, что, рассылая коммерческие предложения в различные адреса, вы каждому адресату хотите дать понять, что этот текст был создай исключительно для него. Для этого внесите всех получателей (кроме основного) в поле СК.

5. После того как указан адресат сообщения, необходимо задать тему сообщения в поле Тема (см. рис. 153).

Когда заданы адресат и тема сообщения, можно набирать сам текст. Делается это точно так же, как в текстовом редакторе.

Удобно в качестве редактора сообщений электронной почты использовать Microsoft Word.

Выбор редактора сообщений электронной почты

1. Войдите в меню Сервис и выберите пункт Параметры в окне входящие.

2. Появится диалоговое окно Параметры (рис. 155), раскройте закладку Сообщение.

3. На этой же закладке, нажав кнопку Шрифты , можно установить шрифт и размер шрифта, который вы будете использовать для текстов отправляемых и получаемых сообщений.

Почтовое сообщение в Outlook может быть подготовлено в следующих форматах:

  • формат RTF Microsoft Outlook;
  • обычный текст;
  • html.

Для установки формата сообщения воспользуйтесь командами меню Формат.

Текстовый формат использует в теле сообщения только текст, и все иные способы форматирования (цвет фона, шрифтовые вариации и т. д.) отсутствуют.

Использование формата RTF Microsoft Outlook дает возможность форматирования текста, установки маркеров, выравнивания. Используя html, вы можете создавать "красивые" письма. В письмо можно вставить гиперссылку, эффектный рисунок, встраивать таблицы, задавать фон и т. д.

В каком формате рассылать сообщения электронной почты - решать вам, но надо помнить о том, что не все пользователи электронной почты умеют распо знавать формат html. Поэтому лучше выбрать для почты формат обычного текста. Если же вы уверены в том, что ваши адресаты умеют распознавать формат html, вы получите возможность отправлять красочные проспекты, рекламные листки, прайс-листы с многочисленными эффектами.

Рис. 155. Диалоговое окно Параметры

Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.

Использование бланков-шаблонов

1. Войдите в меню Действия .

2. Выберите пункт Новое сообщение с помощью других бланков. Вам представится возможность выбрать бланк, который вас устроит.

Часто возникает необходимость присоединить к электронному письму какой-либо файл.

Вставка файла в сообщение

1. Выберите в меню Вставка пункт Файл .

2. Появится стандартное окно Вставка файла (рис. 156), с помощью которого укажите тот файл, который надо присоединить к письму.

3. В группе Вставка выберите один из трех видов вставки.

Вставка элемента в сообщение

1. Выберите в меню Вставка пункт Документ.

2. Появится окно Вставка элемента (рис. 157). В списке Папки выберите папку, содержащую элемент.

3. В списке Элементы выберите нужный элемент.

4. В группе Вставить как установите требуемый переключатель.

5. Нажмите кнопку ОК.

В Outlook существует понятие подписи. Для вставки подписи в конец письма воспользуйтесь пунктом Подпись меню Вставка.

Рис. 156. Окно Вставка файла

Рис. 157. Окно Вставка элемента

Когда сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку Исходящие и будет ждать доставки почты. После отправки письма его копия помещается в папку Отправленные, а в папке Исходящие оно удаляется.

Как удалить сообщение

Время от времени надо наводить порядок, очищая ваши папки от ненужных писем. Для того чтобы удалить письмо, достаточно установить курсор на его заголовке и нажать кнопку Del. Письмо не удаляется до конца- оно просто перемещается в папку Удаленные с тем, чтобы его впоследствии можно было восстановить. Папку Удаленные время от времени тоже необходимо чистить. Выполнить это можно, вызвав контекстное меню папки Удаленные и выбрав пункт Очистить папку.



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru