Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:

Приложение Microsoft Outlook

Как отсортировать входящие сообщения



Как мы уже упоминали раньше, все документы удобнее хранить в папках, соответствующих номенклатуре дел, принятой в вашей организации. Это же касается и электронной переписки. Вы только начали работать с электронной почтой, и уже этих писем так много, что нужное трудно найти. Для удобства и ускорения работы заведите для каждой тематической группы писем свою папку. Создать папку можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт Создать папку. Например, дайте ей имя той организации, с которой вы ведете деловую переписку, затем перетащите все письма, имеющие отношение к переписке с данной организацией. Но это не самый удобный вариант.

Outlook позволяет обрабатывать электронную почту при помощи мастера правил. Правила определяют действия, которые автоматически будут применяться для тех или иных сообщений. Существует несколько способов создания правил. Можно создать новое правило и задать условия, можно воспользоваться уже готовым и внести в него изменения. Если уже имеется сообщение, отвечающее одному из условий, которое предполагается внести в правило, то можно создать правило на основе этого сообщения, а затем добавить недостающие условия.

Использование мастера правил

1. Выберите пункт Мастер правил в меню Сервис.

2. Нажните кнопку Создать, введите признак, по которому будут сортироваться письма. Например, для того чтобы отобрать и поместить в нужную вам папку все письма, приходящих из ЗАО "Спецавтоматикамонтаж", можно в описание правила внести фамилию генерального директора предприятия Зинченко.

С помощью мастера правил можно избежать контактов с нежелательными для вас корреспондентами. Для этого нужно задать соответствующее описание правила и выбрать пункт Удаление обсуждения .



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru