Делопроизводство на компьютер

 
     
Главная страница
Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит "электронный офис"
C начала было слово (Word)
Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства


Реклама:

Приложение Microsoft Outlook

Создание новой встречи (второй способ)



1. Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч .

2. Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

3. Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу .

4. Заполните поля формы Встреча .

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц.

Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

Создание повторяющейся встречи

1. Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия .

2. На экране появится форма Повторение встречи .

3. В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

4. В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

5. В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений .

6. Нажмите ОК .

7. Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

8. В поле Тема введите - семинар .

9. В поле Место введите - КУДИЦ .

10. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть .

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча (см. рис. 129) нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи.

Закладка Доступность участников позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис. 130). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис. 130. Закладка Доступность участников

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

1. Вызовите команду Параметры из меню Сервис .

2. Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис, 131).

Рис. 131. Параметры Календаря

Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис. 132) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис . 132. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

1. Выберите в меню Файл команду Создать контакт , появится форма контакта с открытой закладкой Общие , которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

2. Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис. 133).

3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты.

Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля.

На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т. д.).

На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т. д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

Просмотр данных о контакте в электронной почте

1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkad ii Lyubarev).

2. Перейдите на закладку Действия.

3. В поле Показать выберите Электронная почта.

4. В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис. 134).

Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту.

Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную.

С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т. п. (рис. 135). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис. 135. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

1. Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

2. На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

3. Наймите кнопку Выберите членов.

4. Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

5. Повторите пункт 4 для всех участников.

6. Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл. 38).

Таблица 38. Представления папки Контакты

Представление Отображаемые элементы
Адресные карточки Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки  
Подробные адресные карточки Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки  
Список телефонов Табличное представление всех контактов  
По категориям Группировка элементов по категориям  
По организациям Группировка элементов по организациям  
По местоположению Группировка элементов по местоположению  
По отметке "К исполнению" Группировка элементов по отметке К исполнению  

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты .

2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты" ).

3. На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

4. Нажмите кнопку ОК.

Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис. 136).

Рис. 136. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook.

Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

1 . Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

2. По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл. 39) откроется на закладке Задача .

Таблица 39. Поля формы Задача

Поле Значения поля Значения по умолчанию
Тема   Тема задачи   Не устанавливается  
Срок   Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым   Не устанавливается  
Дата начала   Дата начала работы. Может быть не определена   Не устанавливается  
Состояние   Пять состояний задачи на данный момент: На началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена Не началась  
Готово   Состояние задачи, в данный момент в процентном соотношении   0%  
Важность   Три значения важности задачи: Высокая, Обычная, Низкая Обычная  
Оповещение   Устанавливается на определенную дату и время   Устанавливается надень завершения задачи на 8.30 утра  
Описание   Содержит текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и внедренные объекты    
Контакты   Указываются контакты, связанные с решением данной задачи    
Категории   Указывается принадлежность к категории    
Частное   Указывается характер задачи     

1. Введите тему задачи - подготовка к презентации.

2. Введите срок окончания - 21.09.2000 и дату начала работы - 15.09.2000.

3. Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово -0%.

4. Заполните поле Важность - обычная.

5. Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2000.

6. Для отображения диалогового окна Категории (рис. 137) нажмите кнопку Категории.

Рис. 137. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты.

Нажмите кнопку ОК .

После заполнения всех полей формы (рис. 138) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 138. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т. д.

При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.



Смотрите также:


  Реклама:


  Copyright © 2007 DelComp.ru